Mettre fin à un contrat de travail peut parfois être nécessaire, même en démarrage. Puisque votre équipe de RH n’est pas encore en place pour vous assister, voici quelques éléments à considérer avant d’aller de l’avant avec une telle décision.
1. La gradation des sanctions
Le congédiement est l’ultime sanction. À moins qu’il ne s’agisse d’une faute grave, avant de considérer cette décision, vous devez informer votre salarié de ses manquements pour lui permettre de les corriger. Vous devez également évaluer si ces manquements sont volontaires ou involontaires, c’est-à-dire hors du contrôle du salarié. S’ils sont volontaires, par exemple les retards nombreux injustifiés ou l’insubordination, vous devez procéder à des avertissements, verbaux et écrits, des suspensions, lorsque cela est approprié, avant d’opter pour le congédiement. Cette gradation des sanctions sera analysée par le tribunal afin de déterminer si l’employeur a donné suffisamment d’outils et de temps au salarié pour amender son comportement. Documentez votre dossier!
2. Quelques informations utiles à colliger avant de prendre la décision de congédier
Afin de faire une évaluation des risques liés à la décision de mettre fin à un emploi, vous devez connaître et/ou obtenir :
- le nombre d’années de service du salarié
- les circonstances de l’embauche – est-ce que vous l’avez sollicité alors qu’il avait un emploi stable et rémunérateur ?
- l’importance du poste occupé et les responsabilités
- le détail de la rémunération complète de l’employé
- les « vrais » motifs de la fin d’emploi et les éléments de preuve que vous avez pour les soutenir :
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- motifs sérieux/faute grave?
- avec ou sans cause?
- abolition de poste?
- restructuration?
- Existe-t-il un contrat d’emploi ou des modifications écrites des conditions de travail ? :
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- est-ce un contrat à durée déterminée / indéterminée ?
- clauses d’indemnité de terminaison d’emploi
- clauses de non-concurrence et non-sollicitation au contrat
3. Les recours en cas de congédiement
En vertu de la Loi sur les normes du travail (ci-après « LNT »), un salarié qui a plus de deux (2) ans de service continu peut déposer une plainte en vertu de l’article 124 LNT pour congédiement sans cause juste et suffisante. En cas de décision favorable au salarié, le tribunal du travail peut ordonner sa réintégration et condamner l’employeur au versement du salaire perdu entre la date de congédiement et la décision du tribunal, on parle habituellement d’une période d’au moins un an et demi. À cela pourrait être ajouté des indemnités compensatoires et le tribunal devra soustraire les revenus gagnés par le salarié depuis son congédiement. Somme toute, l’impact financier peut être très important!
Attention par ailleurs, ce n’est pas parce qu’un salarié n’a pas deux (2) ans de service continu qu’il ne peut pas loger d’autres plaintes en vertu de la LNT. En effet, plusieurs autres recours, étayant des risques financiers similaires, sont à la disposition de l’employé tel qu’un recours en pratique interdite, sous l’article 122 LNT ou un recours en harcèlement psychologique.
Au surplus, un salarié peut toujours décider de déposer une plainte en vertu du Code civil du Québec pour réclamation d’un préavis raisonnable de fin d’emploi. Voici un tableau récapitulatif des différents recours disponibles pour un salarié:
4. Le préavis ou une indemnité raisonnable de terminaison d’emploi
La LNT prévoit des préavis minimaux ou des indemnités en tenant lieu. Cependant, sachez que le Code civil du Québec oblige aussi un employeur à fournir un délai de congé ou une indemnité raisonnable s’il met fin à un contrat de travail sans motif sérieux. Ce préavis s’établit en fonction du nombre d’années de services du salarié, de ses fonctions, son âge et sa rémunération. Si vous choisissez de verser une indemnité qui excède le minimum requis par la LNT, nous vous recommandons d’obtenir une quittance et transaction complète du salarié par laquelle il renonce à tous les recours qu’il peut ou pourrait avoir contre l’entreprise. Rédigez adéquatement vos documents de fin d’emploi, de manière à ce qu’ils vous protègent.
5. Vérifiez l’application d’une clause de non-concurrence et non-sollicitation
Si le contrat d’emploi prévoit une clause de non-concurrence, sachez que celle-ci ne s’applique pas si vous mettez fin au contrat de travail sans motif sérieux. Par contre, le salarié demeure lié à ses obligations de loyauté envers l’employeur de sorte qu’il ne peut, par exemple, tenir des propos publics à son égard qui pourrait nuire à la réputation de l’entreprise.
6. Faites une rencontre de fin d’emploi en bonne et due forme
Maintenant que vous vous êtes assuré d’avoir bien préparé le dossier du salarié, assurez-vous de procéder de manière adéquate pour l’informer de sa fin d’emploi.
Invitez le salarié à une rencontre à laquelle vous serez, de préférence, accompagné. Documentez cette rencontre et fournissez une lettre de fin d’emploi au salarié. Durant cette rencontre et par la suite, il est important de traiter le salarié avec respect et bonne foi, peu importe le motif de fin d’emploi.
7. Émettez un certificat de travail et un relevé d’emploi
Une fois le contrat de travail terminé, le salarié peut vous demander de lui remettre un certificat de travail indiquant la nature et la durée de son emploi, le début et la fin de l’exercice de ses fonctions ainsi que le nom et l’adresse de votre entreprise qui l’employait. Le certificat de travail n’est pas une lettre de recommandation dans laquelle vous étayez les compétences du salarié. Rappelez-vous également que vous devez émettre un relevé d’emploi dans les 5 jours suivants la terminaison d’emploi et portez une attention particulière au motif que vous y inscrivez!
8. Les demandes de références d’employeurs potentiels : Abstenez-vous de divulguer des renseignements sur la prestation de travail du salarié
À moins d’avoir le consentement express et écrit du salarié, vous ne pouvez pas fournir de renseignements sur la qualité de sa prestation de travail ou les raisons de sa terminaison d’emploi. Certains de ces renseignements sont considérés comme étant des renseignements personnels et de nature confidentielle et vous pourriez vous exposer à des poursuites en dommages.
Conclusion
La fin d’emploi d’un salarié n’est pas chose facile. Toutefois, bien s’y préparer et s’assurer de respecter la loi et les bonnes pratiques évite les embarras. Notre équipe de droit du travail et de l’emploi demeure disponible pour vous assister lors de ce processus et nous vous encourageons à nous consulter afin de discuter de la meilleure stratégie dans vos dossiers!